Durée de conservation des documents pour une Entreprise

Combien de temps devez-vous impérativement conserver vos factures ? Vos statuts ? Les règles de conservation des archives sont complexes. Voici un tableau récapitulatif de la durée de conservation des principaux documents d’une entreprise.

Banque

Type de documentDurée de conservation
Chèque à déposerIls sont valables pendant 1 an et 8 jours maximum, à compter de la date figurant sur le chèque. Passé ce délai, votre chèque ne pourrez plus encaisser ce chèque
Relevés de compte10 ans (30 ans recommandé)
Talons de chèque10 ans (article 110-4 du Code du Commerce)

Commerce

Type de documentDurée de conservation
Contrats10 ans à compter du terme du contrat (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce)
Copie des lettres envoyées (correspondance commerciale)10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce)
Lettres reçues (correspondance commerciale)10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce)

Comptabilité

Type de documentDurée de conservation
Bilans, comptes de résultat et annexe10 ans à compter de la clôture de l’exercice considéré (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce)
Bons de commandes10 ans
Bons de livraison10 ans
Factures fournisseurs10 ans à compter de la clôture de l’exercice considéré (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce)
Honoraires clients10 ans à compter de la clôture de l’exercice considéré (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce)
Livres et registres comptables10 ans à partir de la clôture du livre ou du registre

Impôts

Type de documentDurée de conservation
Déclaration d’impôt sur le revenu3 ans (par exemple, la déclaration des revenus 2006 peut être controlée jusqu’au 31 décembre 2009)
Justificatifs de TVA10 ans à compter de leur établissement (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce)
Paiement de l’impôt sur le revenu4 ans à compter de la mise en recouvrement du rôle
Paiement des impôts locaux4 ans à compter de la mise en recouvrement du rôle

Personnel salarié

Type de documentDurée de conservation
Bulletins de paies5 ans à compter de leur établissement (article L 143-14 du code du Travail)
Contrat de travail30 ans à compter du terme du contrat (article 2262 du code Civil)
Documents relatifs à la comptabilisation des horaires1 an (article L 611-9 du Code du Travail)
Documents relatifs aux charges sociales3 ans (article L 244-3 du Code de la Sécurité Sociale)
Lettre de démission, lettre de licenciement, lettre de sanction disciplinaire30 ans à compter du terme du contrat (article 2262 du code Civil)
Reçus de solde de tout compte5 ans à compter de leur établissement (article L 143-14 du code du Travail)
Registre du personnel5 ans à compter de la clôture du registre (article L 620-3 du Code du Travail)

Société

Type de documentDurée de conservation
Carnet à souche des attestations d’inscription en compte30 ans
Comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe)10 ans à compter de leur établissement (article L 123-22 al. 2 du Code de Commerce)
Ordres de mouvement30 ans
Pièces modificatives des statuts30 ans à compter de la radiation de la société du RCS (article 2262 du Code Civil)
Rapports des commissaires aux comptes10 ans
Rapports du gérant ou du conseil d’administration3 ans
Registre de titres nominatifs et des mouvements de titres30 ans
Registres des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration (cotés et paraphés)30 ans
Feuilles de présence et pouvoirs3 ans
Statuts30 ans à compter de la radiation de la société du RCS (article 2262 du Code Civil)


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