Durée de conservation des documents pour une Entreprise
Combien de temps devez-vous impérativement conserver vos factures ? Vos statuts ? Les règles de conservation des archives sont complexes. Voici un tableau récapitulatif de la durée de conservation des principaux documents d’une entreprise.
Banque
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Chèque à déposer | Ils sont valables pendant 1 an et 8 jours maximum, à compter de la date figurant sur le chèque. Passé ce délai, votre chèque ne pourrez plus encaisser ce chèque |
| Relevés de compte | 10 ans (30 ans recommandé) |
| Talons de chèque | 10 ans (article 110-4 du Code du Commerce) |
Commerce
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Contrats | 10 ans à compter du terme du contrat (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce) |
| Copie des lettres envoyées (correspondance commerciale) | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce) |
| Lettres reçues (correspondance commerciale) | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce) |
Comptabilité
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Bilans, comptes de résultat et annexe | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice considéré (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce) |
| Bons de commandes | 10 ans |
| Bons de livraison | 10 ans |
| Factures fournisseurs | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice considéré (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce) |
| Honoraires clients | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice considéré (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce) |
| Livres et registres comptables | 10 ans à partir de la clôture du livre ou du registre |
Impôts
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Déclaration d’impôt sur le revenu | 3 ans (par exemple, la déclaration des revenus 2006 peut être controlée jusqu’au 31 décembre 2009) |
| Justificatifs de TVA | 10 ans à compter de leur établissement (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce) |
| Paiement de l’impôt sur le revenu | 4 ans à compter de la mise en recouvrement du rôle |
| Paiement des impôts locaux | 4 ans à compter de la mise en recouvrement du rôle |
Personnel salarié
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Bulletins de paies | 5 ans à compter de leur établissement (article L 143-14 du code du Travail) |
| Contrat de travail | 30 ans à compter du terme du contrat (article 2262 du code Civil) |
| Documents relatifs à la comptabilisation des horaires | 1 an (article L 611-9 du Code du Travail) |
| Documents relatifs aux charges sociales | 3 ans (article L 244-3 du Code de la Sécurité Sociale) |
| Lettre de démission, lettre de licenciement, lettre de sanction disciplinaire | 30 ans à compter du terme du contrat (article 2262 du code Civil) |
| Reçus de solde de tout compte | 5 ans à compter de leur établissement (article L 143-14 du code du Travail) |
| Registre du personnel | 5 ans à compter de la clôture du registre (article L 620-3 du Code du Travail) |
Société
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Carnet à souche des attestations d’inscription en compte | 30 ans |
| Comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) | 10 ans à compter de leur établissement (article L 123-22 al. 2 du Code de Commerce) |
| Ordres de mouvement | 30 ans |
| Pièces modificatives des statuts | 30 ans à compter de la radiation de la société du RCS (article 2262 du Code Civil) |
| Rapports des commissaires aux comptes | 10 ans |
| Rapports du gérant ou du conseil d’administration | 3 ans |
| Registre de titres nominatifs et des mouvements de titres | 30 ans |
| Registres des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration (cotés et paraphés) | 30 ans |
| Feuilles de présence et pouvoirs | 3 ans |
| Statuts | 30 ans à compter de la radiation de la société du RCS (article 2262 du Code Civil) |